IT Providermanagement

Die Relevanz von IT Outsourcing, insbesondere im Mittelstand, steigt – Innovationszwang, Qualitätssteigerung, Flexibilität und Vermeidung von Ressourcenengpässen sind nur einige Gründe. Die Integration eines IT Dienstleisters stellt die klassische Organisation vor Herausforderungen: Es gilt neue Schnittstellen und Qualitätsstandards zu designen und zu steuern. Durch die Vertragsschließung über Einzelservices mit kleineren Providern wächst das Anbieter-Portfolio und in den Fachbereichen entsteht die Gefahr der „Schatten IT“. Die steigende Komplexität führt zu einem Funktionswechsel in der IT, wodurch reine Betriebsaufgaben abnehmen, während die IT sich zu einer Retained Organisation entwickelt. Neben den technischen Fertigkeiten der Mitarbeiter fordert der Wandel neue Fähigkeiten zur Steuerung und Kontrolle der Provider: Fortlaufende Dienstleisterbeziehungen müssen ebenso koordiniert werden, wie die Etablierung eines Providermanagements zu einem neuen Dienstleister ohne homogenisierte Schnittstellen. Bei fehlendem Know-how führt dies häufig zu mangelnder Servicequalität oder Intransparenz.

Zunächst einmal ist eine gut durchdachte Strategie bei allen Sourcing-Schritten überaus wichtig ist. In vielen Dienstleisterbeziehungen steht zusätzlich die Prüfung der Beziehung und der Ausbau einer passenden Dienstleistersteuerung im Vordergrund. Zentrales Element der Providersteuerung ist der Aufbau einer rollen- und funktionsverteilten Governance mit standardisierten Prozessschnittstellen und klaren Leistungsübergabepunkten und -artefakten. Nicht zu vernachlässigen ist der Cultural Fit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: Ein IT Provider-Öltanker passt selten zum wendigen Mittelstands-Segelboot.

Grundsätzlich gilt: Je bedeutender die Beziehung ist, desto informeller gestaltet sich diese. Neben den Verträgen und Prozessen etablieren sich wichtige Faktoren wie Kultur, Mindset und informelle Steuerungsmechanismen.

In gemeinsamen Workshops betrachten wir Ihr aktuelles Organisationsmodell und entwerfen ein passgenaues Providermanagement mit Governance und standardisierten Schnittstellen. Wir analysieren, wie sich die Verantwortlichen, Rollen und Funktionen verteilen. Neben der internen Ausrichtung beantworten wir Ihre Fragen zum Aufbau von strategischen Partnerschaften:

• Welche Auswahl- und Bewertungskriterien müssen die Dienstleister erfüllen?
• Welche Beschaffungsstrategie passt am besten?
• Wie ist das aktuelle Lieferantennetzwerk aufgebaut?
• Welche Maßnahmen sind intern und extern zur Schließung der Differenz zwischen Ziel- Ist-Bild umzusetzen?

Zudem entwerfen wir gemeinsam ein SIAM (Service Integration and Management) zur nahtlosen Integration interner und externer Dienstleister mit dem Ziel einer einheitlichen Multiprovider-Steuerung.